高效應(yīng)付賬款管理帶您走向成功之路
對(duì)許多公司而言,優(yōu)化應(yīng)付賬款（AP）流程是一件困難且令人沮喪的事情。雖然公司已花費(fèi)了大量精力對(duì)其進(jìn)行流程再造,也使用了如ERP、OCR、EDI等文件管理和電子發(fā)票技術(shù),但結(jié)果都差強(qiáng)人意,實(shí)屬治標(biāo)不治本。因此很多企業(yè)會(huì)把應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)進(jìn)行外包,通過(guò)勞動(dòng)力套利方式來(lái)降低成本。
實(shí)現(xiàn)高效、無(wú)差錯(cuò)應(yīng)付賬款流程所面臨的挑戰(zhàn)
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非標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票
絕大多數(shù)商業(yè)發(fā)票（至少在美國(guó)如此）都是以紙質(zhì)文件、傳真或PDF格式電子郵件附件來(lái)傳遞的,而且各個(gè)供應(yīng)商的商業(yè)發(fā)票格式都大不相同,這對(duì)人工處理造成了很大困難。采購(gòu)是否來(lái)自已核準(zhǔn)的供應(yīng)商？采購(gòu)訂單（PO）是否和ERP系統(tǒng)相匹配？這都是應(yīng)付賬款管理團(tuán)隊(duì)需要考慮的問(wèn)題。
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非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)
在應(yīng)付賬款處理流程中,需手工將各種規(guī)格的發(fā)票進(jìn)行轉(zhuǎn)錄,以符合公司的標(biāo)準(zhǔn)格式。這種重復(fù)性工作既慢又容易出錯(cuò)。而許多起初看起來(lái)簡(jiǎn)單明了的應(yīng)付賬款活動(dòng),執(zhí)行起來(lái)確實(shí)復(fù)雜且低效。對(duì)這一流程的優(yōu)化,將能夠直接轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)和企業(yè)優(yōu)勢(shì)。
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材料核查及審批
處理應(yīng)付賬款時(shí),還需對(duì)資料進(jìn)行審核。比如：“PO是否有對(duì)應(yīng)的提貨單？”“發(fā)票金額是否與PO一致？”。此外,在審批的過(guò)程中還要檢查“授權(quán)支付所需的文件是否已經(jīng)備妥？”
機(jī)器人自動(dòng)化、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、數(shù)字化
實(shí)現(xiàn)應(yīng)付賬款自動(dòng)化,需要排除一個(gè)財(cái)務(wù)障礙,并采取三個(gè)技術(shù)步驟。財(cái)務(wù)障礙是投資回報(bào)率（ROI）。應(yīng)付賬款工作只是一個(gè)很小的領(lǐng)域,在此進(jìn)行大規(guī)模的軟件投資需要充足的理由。
技術(shù)步驟包括：
第一步：自動(dòng)化
軟件機(jī)器人必須替代應(yīng)付賬款管理人員的人工操作
第二步：結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)
必須對(duì)流程中出現(xiàn)的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理
第三步：數(shù)字化
必須在員工、供應(yīng)商和主要提供報(bào)告、分析及決策支持的第三方之間建立一個(gè)高度自動(dòng)化的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)流
采取上述三個(gè)步驟之后,應(yīng)付賬款工作（相當(dāng)于“收據(jù)到ERP”業(yè)務(wù)流程外包合同中通常包含的內(nèi)容）就實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化,其自動(dòng)化活動(dòng)的結(jié)果和數(shù)據(jù)會(huì)與公司ERP系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫集成。此外,新功能,比如通過(guò)移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行付款審核和授權(quán),也都將成為可能。這三個(gè)步驟還幫助那些在“采購(gòu)到付款（P2P）”流程中大量使用人工作業(yè)的企業(yè)進(jìn)行更深層次的自動(dòng)化,進(jìn)而幫助他們降低成本、提高績(jī)效,在輕松實(shí)現(xiàn)合規(guī)管理的同時(shí)還能實(shí)時(shí)了解應(yīng)付賬款的狀態(tài)。
每年需手工處理的商業(yè)發(fā)票占比
應(yīng)付賬款自動(dòng)化解決方案
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自動(dòng)捕獲數(shù)據(jù)并進(jìn)行錄入
我們使用OCR技術(shù)來(lái)掃描識(shí)別紙質(zhì)或電子版（如PDF或電子郵件）商業(yè)發(fā)票,其字符準(zhǔn)確率可達(dá)95%以上。所有文檔操作都保存在歸檔日志文件中,以備審計(jì)和合規(guī)檢查之用。
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高度自定義工作流自動(dòng)化規(guī)則
應(yīng)付賬款自動(dòng)化方案通過(guò)高度自定義工作流程規(guī)則來(lái)適應(yīng)復(fù)雜的P2P流程背后的業(yè)務(wù)邏輯,以此實(shí)現(xiàn)高效、直觀的端到端自動(dòng)化流程,進(jìn)而便于處理諸如雙向或三向文檔匹配、ERP系統(tǒng)對(duì)帳和特殊項(xiàng)目（如沒(méi)有對(duì)應(yīng)PO的商業(yè)發(fā)票）的分支流程處理等。
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審批及異常處理
應(yīng)付賬款流程方案簡(jiǎn)化了審批活動(dòng),許多審批流程都可在基于規(guī)則的前提下自動(dòng)完成,有效減少人工參與。受路徑,匹配和流轉(zhuǎn)行為影響,當(dāng)數(shù)據(jù)不符合自動(dòng)化工作流標(biāo)準(zhǔn)時(shí),就會(huì)觸發(fā)異常機(jī)制。通過(guò)遵循事先設(shè)定的重新分發(fā)規(guī)則,盡可能減少異常情況的發(fā)生。這些規(guī)則旨在發(fā)現(xiàn)異常并將其升級(jí)分發(fā)給具有適當(dāng)技能的員工。此外,該解決方案還使用實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)來(lái)標(biāo)記異常點(diǎn),用于規(guī)則核查和欺詐監(jiān)測(cè)。
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合規(guī)與治理
在應(yīng)付賬款自動(dòng)化解決方案中內(nèi)嵌了合規(guī)和治理控制機(jī)制,如角色授權(quán)和職責(zé)劃分等。此外,記錄全部自動(dòng)化活動(dòng)的歸檔日志文件,還將顯著降低審計(jì)成本、提高審計(jì)效率。
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靈活性與適應(yīng)性
應(yīng)付賬款解決方案具有超高靈活性和適應(yīng)性。在不影響性能和準(zhǔn)確性的前提下,可輕松滿足由業(yè)務(wù)增長(zhǎng)、收購(gòu)、重組帶來(lái)的業(yè)務(wù)量變化。實(shí)時(shí)性能監(jiān)測(cè)和記錄歸檔,有助于推動(dòng)對(duì)新的分析與預(yù)測(cè)能力的需求。
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